كيفية كتابة شكوى
التاريخ: يجب كتابة التاريخ في أعلى يمين الصفحة، ويعد هذا التاريخ هو تاريخ اليوم الذي تم تقديم الشكوى فيه.
اسم المشتكي: ضرورة كتابة اسم الشخص المشتكى إليه بالإضافة إلى لقبه الرسمي، ويتم كتابة الاسم أسفل تاريخ اليوم الذي تم تقديم الشكوى فيه.
موضوع الشكوى: لا بد من كتابة موضوع الشكوى أسفل اسم المشتكي به في المنطقة الواقعة وسط الصفحة، ويعد موضوع الشكوى عبارة عن سطر، من الممكن القول بأنه عنوان للشكوى التي تم تقديمها، كما يجب أن يكون كل ذلك في سطر واحد كافي من أجل التعرف على موضوع الشكوى، فإن كان موضوع الشكوى قد كتب بشكل غير دقيق وكتب محتوى الشكوى بشكل صحيح من الممكن ألا ينظر في الشكوى، لأن العنوان هو الدليل لقراءة الشكوى.
التحية: وتكون التحية على الجهة اليمين أسفل موضوع الشكوى مثل أن تقول تحية طيبة وبعد.
تفصيل موضوع الشكوى: يكتب التفصيل من خلال البدء بطرح مسببات المشكلة إن كانت واضحة، كما لا بد من أن يكون الحديث واضح ومختصر، وألا يكون بإسهاب مفرط، بحيث لا يتمكن القارئ من تحديد المشكلة بالضبط.
خاتمة الشكوى: تكتب خاتمة الشكوى عن الطريق التمني والتأمل مثل القول فإننا نحيطكم علماً بهذه المشكلة آملين منكم إيجاد حل لها، أو القول إننا نحيطكم أن هذه المشكلة تعد مشكلة حديثة وليست من سمة الشركة، وحلها هو المحافظة على السمعة التي تتصف بها الشركة.اسم مقدم الشكوى ورقم هاتفه أو عنوانه: يتم كتابة هذه المعلومات في الجهة اليسرى أسفل الصفحة. المرفقات: تكتب في الجهة اليمنى أسفل الصفحة.
خصائص رسالة الشكوى
- أن تكون الرسالة واضحة، فلا بدّ من وجود كل من عنصر الوضوح والاختصار في نص الرسالة، بحيث تتضمن نص المشكلة ووصف السلعة أو الخدمة، بالإضافة إلى اسم البائع ومقر عمله، وكافة التفاصيل الخاصة بهذه الشكوى.
- يجب تضمين الرسالة بنسخ ذات الصلة من الوثائق، مثل الضمانات، والإيصالات، وأوامر العمل، كما يمكن إرسال نسخ من رسائل البريد الإلكتروني والملاحظات من المحادثات التي تم إجراءها مع البائع بشأن المشكلة، ويُنصح بالإحتفاظ بالنسخ الأصلية.
- يجب تحديد الهدف المُحدد من الرسالة بشكل دقيق، بالإضافة إلى المدّة التي يمكن للشخص أن ينتظرها.
- يجب تجنب كتابة رسالة تتضمن محتوى يدل على الغضب أو التهديد، فعلى الأغلب أنّ الشخص الذي يقرأ الرسالة ليس مسؤولاً عن سبب المشكلة، لكن قد يستطيع المساعدة في حلها.
- ينبغي أنّ يتمّ صياغة الشكوى بطريقة مؤدبة ولبقة، مع وجود عنصر التفاؤل لتجاوب الطرف الآخر والعمل على حلها.
التعليقات المنشورة لا تعبر عن رأي "الشمس" وانما تعبر عن رأي اصحابها.